Een commercieel bedrijf met maatschappelijke verantwoordelijkheden
Hoe wij omgaan met crisis zonder prijsverhogingen, beperkte openingstijden of kwaliteitsvermindering.
Het afgelopen jaar zijn veel bedrijven geconfronteert met een energiecrisis, personeelscrisis en uitzonderlijke inflatie. Sportcentrum De Kemmer is daarop geen uitzondering. De extra kosten voor energie, personeel, inkoop en andere materialen overtreffen alle buffer marges in de jaarlijkse budgetten. Dusdanig dat er meerdere momenten zijn geweest waarbij de continuïteit van De Kemmer in gevaar is geweest. Zodra de effecten duidelijk werden is er met een besloten groep nauw samengewerkt om de opties en oplossingen in kaart te brengen. Sluiting van het sportcentrum zou een enorme impact hebben en moet koste wat het kost voorkomen worden. Het is altijd de prioriteit gebleven om het gebruik van de faciliteiten zo onverstoord mogelijk door te laten gaan. Communicatie over de gehele situatie is beperkt gebleven zodat de betrokkenen zich zo goed mogelijk hebben kunnen concentreren op de ontwikkelingen en uitvoering van de complexe oplossingen.
In het afgelopen jaar zijn er al enkele maatregelen genomen. Om personeelskosten te besparen hebben de beheerders zelf veel extra verantwoordelijkheden en werkzaamheden op zich genomen. Voorheen was hiervoor extra personeel in dienst en werden werkzaamheden uitbesteed aan externe bedrijven.
Daarbij is in samenwerking met de overheid en gemeente extra aandacht besteed aan de mogelijkheden om te verduurzamen. Het dak is inmiddels extra geïsoleerd en er liggen concrete plannen voor verduurzaming van de zaalverlichting en cv-installatie.
Er is achter de schermen al veel gelukt om het voortbestaan van De Kemmer voor nu veilig te stellen. Zoals we allemaal merken zal de situatie zich niet op korte termijn verbeteren en de huidige oplossingen, waarmee een hoge werkdruk, zijn slechts tijdelijk vol te houden. Na grondige overwegingen zijn er een tweetal oplossingen naar voren gekomen die zowel voor nu als in de toekomst zekerheid zullen bieden voor een stabiele situatie.
Oktober 2021
In oktober 2021 waren de eerste grote prijsstijgingen te merken. In februari verslechterde de situatie door de oorlog in Oekraïne. Ook werden de gevolgen van de Corona Pandemie duidelijk zoals personeelstekorten en inflatie.
De stand van zaken
Er is al veel gedaan om ervoor te zorgen dat het sporten en samenkomen zo onverstoord mogelijk heeft kunnen doorgaan. Ondanks de vele uitdagingen die voor veel bedrijven grote gevolgen hebben.
De toekomst
De huidige maatregelen en aanpassingen zijn een tijdelijke oplossing. Gezien de situatie niet op korte termijn zal verbeteren en mogelijk nog verslechterd moeten er nieuwe plannen gemaakt worden.
Wat zijn de hoofdoorzaken
Energiecrisis
Door de uitzonderlijke prijzen is het benodigde budget voor energiekosten verdubbeld naar 20% van het totale jaarlijkse budget.
Personeelscrisis
Afgezien van het feit dat ervaren werknemers lastig te vinden zijn is het budget voor personeel gehalveerd om ruimte te maken voor andere gestegen kosten.
Inflatie
De marges zijn extra onder druk komen te staan door vele gestegen prijzen zonder dat daar een evenredige doorberekening in de huur- en horecaprijzen tegenover staat.
Belangrijke Kernwaarden
We hechten veel waarde aan onze maatschappelijke functie. Hiervoor hanteren we enkele kernwaarden die niet beïnvloed mogen worden door commerciële belangen of economische omstandigheden. Dit zorgt ervoor dat we de toekomst en laagdrempeligheid van sport en andere maatschappelijke activiteiten bewaken.
Ruime Openingstijden
Iedereen moet zo veel mogelijk terecht kunnen voor maatschappelijke activiteiten. Dit moet niet beperkt zijn door personele beschikbaarheid of winstbelang.
Laagdrempelig Prijsbeleid
Prijzen moeten laag blijven, zowel in de horeca als de zaalhuur. Om sporten te motiveren is het belangrijk dat dit voor iedereen betaalbaar is.
Veiligheid & Hygiëne
De faciliteiten dienen schoon, veilig en comfortabel te zijn. Zo maken we het sporten leuk en fijn.
Werkgelegenheid
Door leuke werkplekken te creëren voor de jeugd zorgen we voor meer betrokkenheid bij de sportverenigingen.
Kwaliteit & Service
De kwaliteit en service moeten behouden blijven. Eventueel noodzakelijk bezuinigingen mogen niet ten kosten gaan hiervan.
Stabiel & Betrouwbaar
De gebruikers moeten zeker kunnen zijn van de beschikbaarheid van de faciliteiten. Het risico op sluiting moet tot een minimum zijn beperkt.
Toekomstbestendig
De economische haalbaarheid moet beschermd zijn tegen externe ontwikkeling. Ook in tijden van crisis moet er voldoende veerkracht zijn.
Ontwikkelingen
Er moet ruimte zijn voor ontwikkelingen als maatschappelijke evenementen, uitbreiding van activiteiten en ondersteuning aan de huisverenigingen.
Welke maatregelen treffen vergelijkbare bedrijven
Doorbereken Kosten
Om de kosten te dekken zouden deze gedeeltelijk doorberekend kunnen worden in de horeca- en zaalprijzen. Uitzonderlijke extra kosten vragen ook om uitzonderlijke verhogingen.
Beperkte Openingstijden
Openingstijden kunnen beperkt worden door personeelstekorten. Ook kan het kosten besparen wanneer het niet rendabel is om de faciliteiten slechts voor een kleine groep gebruikers ter beschikking te stellen.
Bezuinigen op Kwaliteit
Door het assortiment aan te passen naar goedkopere alternatieven, van een lagere kwaliteit, kunnen marges hersteld worden. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor sport- en schoonmaak materialen.
Verwarming Uit & Douches Koud
Een snelle en effectieve maatregel is besparen op het verbruik en daarmee de energiekosten. Lagere ruimte temperaturen en een lagere douchewater temperatuur kunnen de kosten aanzienlijk verlagen.
(Gedeeltelijke) Sluiting
In extreme gevallen kunnen faciliteiten gedeeltelijk of volledig gesloten worden. Sluiting van de horeca faciliteiten scheelt veel kosten, personeelsproblemen en energieverbruik.
Waarom verderkijken naar andere oplossingen
Doorberekenen Kosten
Sport moet hoe dan ook laagdrempelig en toegankelijk blijven. Verhoging in de horeca zou het samenkomen ontmoedigen. Een verhoging van de zaalhuur zou contributie verhogingen onvermijdelijk maken.
Beperkte Openingstijden
Dit zou grote gevolgen hebben voor meerdere kleine groepen in de dal-uren. Denk hierbij aan biljartclubs en ouderen gymnastiek. Zij hebben een maatschappelijk recht op de faciliteiten.
Bezuinigen Op Kwaliteit
De hoge standaarden met betrekking tot de faciliteiten en hygiëne moeten behouden blijven . Het is in het belang van de aantrekkingskracht voor het sporten dat de kwaliteit behouden blijft.
Verwarming Uit & Douches Koud
De faciliteiten moeten comfortabel en uitnodigend blijven. Oncomfortabele temperaturen wekken niet alleen tegenzin op, maar vergroten de kans op gezondheidsrisico’s als gewrichtspijnen en blessures.
(Gedeeltelijke) Sluiting
Vanzelfsprekend geen optie maar niet per definitie onvermijdelijk. Gelukkig zijn er nog kansen en oplossingen die het risico op sluiting beperken.
Wat hebben we al gedaan:
Verduurzaming
Om het verbruik, en daarmee ook de kosten, te verlagen zijn de mogelijkheden voor verduurzaming van het pand onderzocht.
Isolatie
Het dak van de tennishallen en zaal D, E en F is extra geïsoleerd. Dit heeft vanzelfsprekend een positief effect op de energiekosten. Deze effecten zijn al goed te merken. De problemen door hoge energiekosten zullen in de toekomst gedeeltelijk beperkt zijn.
Verlichting
In het horeca gedeelte is volledig overgeschakeld op led. Ook door het installeren van slimme schakelaars kan de verlichting efficiënter aan- en uitgezet worden. Er zijn concrete plannen om op korte termijn ook de verlichting in de zalen te vervangen.
CV Installatie
Momenteel worden de mogelijkheden en de haalbaarheid onderzocht voor het verduurzamen van de CV-Installatie. Hiervoor zijn vanuit de overheid en gemeente Oirschot diverse partijen actief betrokken.
Klimaatbeheer
Er wordt extra tijd en aandacht besteed aan het inregelen van het gebouw beheer systeem. De verwarming en luchtventilatie zijn daarmee zo efficiënt mogelijk actief zonder afbreuk te doen aan gezondheid en comfort.
Extra Inkomsten
De extra kosten kunnen gedeeltelijk opgevangen worden door meer inkomsten.
Horeca
Door kleine aanpassingen met lage kosten is de horeca aantrekkelijker gemaakt voor een bredere doelgroep. We merken de gevolgen van de crisis allemaal dus zijn extra inkomsten van de huidige gasten ook maar beperkt te verwachten.
Huurders
De ruimtes van De Kemmer worden multifunctioneel gebruikt om daarmee zo veel mogelijk beschikbaarheid te creëren voor maatschappelijke partijen. Door het gedeelde gebruik kunnen ook zij besparen op energiekosten.
Energietoeslag
Er is een gemeentelijke subsidieregeling voor verenigingen gerealiseerd. Hiermee ontvangen de verenigingen een tegemoetkoming voor gestegen accomodatiekosten zoals een energietoeslag.
Extra Activiteiten
Het aanbod voor sport- en spelactiviteiten is uitgebreid. Daarmee zal De Kemmer aantrekkelijker zijn voor bedrijven, familie’s en vriendengroepen. Ook staan er marketingplannen klaar voor wanneer de situatie weer stabiel is.
Besparingen
.
De hoge standaarden zijn altijd te danken geweest aan het personeel van De Kemmer en professionele bedrijven. Hierdoor werden de sporters en bezoekers zo veel mogelijk ondersteund om daarmee alle aandacht op het sporten te kunnen houden. Dit brengt vanzelfsprekend hoge kosten met zich mee waar dus ook de beste mogelijkheden voor besparingen liggen.
De hoge standaarden en kwaliteit kunnen behouden worden doordat de beheerders momenteel zelf veel verantwoordelijkheden en taken op zich hebben kunnen nemen.
Horeca
De bezetting van personeel is beperkt en de beheerders hebben veel uren overgenomen.
Administratief
Door een nieuw online reserveringssysteem kunnen verenigingen zelf reserveringen aanvragen, inzien en aanpassen. De beheerders doen de overige werkzaamheden.
Financieel
Door een combinatie van automatiseren en digitalisering is het voor de beheerders mogelijk om alle financiële werkzaamheden zelf uit te voeren. Een externe boekhouder ondersteund ter controle.
Schoonmaak
De sportzalen, tennishal, kleedkamers, toiletten, en kantine worden volledig schoongemaakt door de beheerders. Hierdoor zijn alle kosten voor een extern bedrijf bespaard.
Online
Het onderhoud en nieuwe ontwikkelingen van de website en sociale media zijn overgenomen door de beheerders en worden niet meer uitbesteed aan externe partijen.
IT
Het onderhoud en actualisering van alle apparatuur, software en systemen binnen De Kemmer worden zo veel mogelijk door de beheerder zelf uitgevoerd.
Storingen
De beheerders zijn 24/7 beschikbaar voor technische of elektronische storingen. Ook voor opvolging van alarmmeldingen vanuit het beveiligingssysteem is minder vaak een extern bedrijf nodig.
Management
De beheerders vervullen ook zelf de management taken waaronder het contact met de gemeente, contractuele aanpassingen, afspraken met leveranciers en het bemiddelen tussen alle betrokken partijen.
Onderhoud
Van de afvoer op het dak tot de putjes in de kleedkamers worden het onderhoud en kleine reparaties zo veel mogelijk door de beheerder zelf uitgevoerd.
Wat zijn de gevolgen
Budget Tekorten
De gestegen kosten vragen om een herindeling van de jaarlijkse begroting. Naar verwachting is deze herindeling enkele jaren nodig voor de toekomstbestedigheid van het sportcentrum. Dit heeft voornamelijk betrekking op de budgetten voor personeelskosten en uitbesteding.
Werkdruk
De besparingen veroorzaken een hoge werkdruk voor de beheerders en het overgebleven personeel. Het risico op uitval is hierdoor aanzienlijk en daarmee ook de beschikbaarheid en staat van de faciliteiten. Er is een duurzame oplossing nodig om deze werkdruk blijvend te verlichten.
(Gedeeltelijke) Sluiting
Alle werkzaamheden liggen bij slechts enkele personen. Wanneer er sprake is van uitval zal er dan ook geen vervanging beschikbaar zijn. Het gevolg is een onvermijdelijke sluiting van bijvoorbeeld de horeca faciliteiten en beperkte beschikbaarheid van de sportruimtes.
Nieuwe oplossingen voor de lange termijn
De situatie is momenteel voor een korte termijn houdbaar. De risico’s op uitval en afbreuk van de hoge standaarden moeten beperkt worden door nieuwe oplossingen. Deze oplossingen moeten dezelfde effecten hebben als de eerder genoemde veel voorkomende oplossing maar zonder afbreuk te doen aan de kernwaarden. Dit vraagt om de perfecte oplossing die niet voor de hand ligt. Na veel onderzoek en overweging is door de beheerders en verenigingsbestuurders, in samenspraak met gemeente Oirschot, gekozen voor 2 oplossingen:
Horeca Automatisering
Snelle en betrouwbare service
Door automatisering van de barinrichting kan iedereen altijd direct zelf snacks of dranken pakken. Dit is dan niet meer afhankelijk van personeel dat in de buurt, of beschikbaar is.
Betaalmethodes
De betaling kan contactloos gedaan worden. Ook kan je individueel of gezamenlijk een clubpas opwaarderen. Zo kan je ook makkelijk als groep de kosten verdelen.
Zoals het vroeger was
De verenigingen weer achter de bar! Maar dan zonder verplichte bardiensten en financiële verantwoordelijkheden. Het plezier van zelfbediening zonder de verplichtingen.
Toegankelijker
Bezoekers kunnen zelfstandig gebruik maken van de horecavoorzieningen zonder hierin beperkt te worden door beschikbaarheid van personeel.
Betere werkverdeling
Personeel hoeft niet meer vast in de bar aanwezig te zijn. Hierdoor is er meer vrijheid om ergens anders in het gebouw werkzaamheden te verrichten. Hierdoor is het mogelijk om taken over meerdere personen te verdelen.
Gedeelde Verantwoordelijkheid
Behoud van de kernwaarden
Door meer betrokkenheid te vragen van leden, bezoekers en andere sporthalgebruikers kunnen we de verantwoordelijkheid voor nette en schone faciliteiten breed verdelen. Daarmee besparen we kosten voor extra werkzaamheden en kunnen de kernwaarden zoals lage prijzen en ruime beschikbaarheid behouden blijven.
Kleedkamers
Voor de kleedkamers zijn collectieve huisregels opgesteld. Hiermee vragen we aandacht voor het schoon en netjes achterlaten van de kleedkamer na gebruik.
Zalen
Ook in de zalen zal extra aandacht gevraagd worden voor de staat waarin deze na gebruik wordt achtergelaten. Door hier ook op toe te zien en elkaar verantwoordelijk te houden zal niemand last ondervinden door nalatigheid van voorgaande gebruikers.
Foyer & Kantine
De kantine en foyer zijn openbare ruimtes waar iedereen gebruik van kan maken. We vinden het fijn als je je thuis voelt maar gedraag je als gast.
Toezicht
Wanneer we gezamenlijk toezien op de collectieve huisregels kunnen we ook gezamenlijk voordeel blijven halen uit onze mooie faciliteiten.